POLÍTICA DE PRIVACIDADE

ADMISSIBILIDADE, PROCEDIMENTOS E MEDIDAS DE SEGURANÇA

Introdução

Licitude do Tratamento de Dados dos Trabalhadores

Política de Privacidade de Dados Pessoais dos Trabalhadores

Finalidade do Tratamento de DP dos Trabalhadores

• Gestão administrativa;
• Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
• Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal, convencional ou contratual;
• Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
• Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios;
• Processamento de certificados de formação pela entidade empregadora e/ou por entidades formadoras externas;
• Emissão de bilhetes de viagem, vistos e/ou outros documentos decorrentes da necessidade de viagens por parte do trabalhador;
• Registos e controlo de assiduidade e ou de acessos;
• Cumprimento de obrigações legais no âmbito da segurança e saúde no trabalho;
• Tratamento no âmbito da videovigilância conforme autorização e em conformidade legal;
• Controlo de assiduidade e ou de acessos por registo biométrico se  aplicável.

Categoria de DP a recolher

Prazo de conservação de DP dos Trabalhadores

Destinatários dos Dados Pessoais (DP) dos Trabalhadores

• Às entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
• Às instituições financeiras que gerem as contas da entidade empregadora, destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
• Às entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
• Às companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho e ou de acidentes pessoais e outros (se aplicável);
• Às Entidades formadoras para a emissão de certificados de formação e organização de dossier pedagógico;
• Ao departamento de contabilidade e ao departamento de recursos humanos para efeito de processamento salarial ou de obrigações contabilísticas da empresa;
• Às entidades auditoras (internas e externas) no âmbito dos processos de certificação e inspeções;
• Às entidades consultoras externas no âmbito da sua prestação de serviços de consultadoria;
• Ao departamento de Saúde Ocupacional que no âmbito de Medicina e Segurança no Trabalho asseguram a cada momento o cumprimento dessas obrigações na empresa;
• Às entidades que asseguram a gestão informática no tratamento de dados pessoais.

Os dados podem ser transmitidos a entidades de outsourcing de coordenação de atividades empresariais para averiguação e tratamento dos dados.

As entidades externas (Subcontratadas) a quem no âmbito da presente política de PD, sejam facultados os dados pessoais dos trabalhadores, ficam sujeitas em termos contratuais, ao cumprimento das obrigações legais em matéria de proteção de dados que são imputadas ao Responsável pelo tratamento dos dados.

Fotografias, Filmagens e Gravações

Comunicações Internas

• Informação aos trabalhadores sobre a Política de Privacidade;
• Recolha de consentimento para o tratamento dos DP, quando aplicável;
• Vinculação dos trabalhadores quanto à confidencialidade sobre DP aos quais tenham acesso no âmbito das suas funções.

Medidas de Segurança

Introdução

Licitude de Tratamento de Dados de Terceiros

• Relação Contratual: decorrente da qualidade de trabalhador/Formando ou formador externo, ou prestador de serviço ou trabalhador de empresas prestadoras de serviço, como titular de DP (no caso de empresários em nome individual e dos representantes de pessoas coletivas);
• Interesses Legítimos – quando a posição da MedicisForma, face ao terceiro, justifica a atuação;
• Consentimento: Autorização expressa e direcionada, manifestando uma livre vontade, específica, informada e explícita, aceitando o tratamento dos seus dados para a respetiva finalidade.

No exercício por parte da MedicisForma enquanto entidade Prestadora de serviços de SST, Formação e HSA (empregadora ou não) e relativamente aos dados de Saúde Ocupacional, Formação, o tratamento decorre de:

• Relação Contratual: decorrente da inscrição do formando /trabalhador interno ou externo ou prestador de serviço para a frequência da formação ou Decorrente do contrato de prestação de serviço junto do seu cliente, para a execução dos serviços contratualizados, no âmbito de saúde ocupacional, ou SST ou HSA;
• Interesse Legítimo: quando a posição da MedicisForma, face ao Colaborador do nosso cliente ou Formando/Formador, (trabalhador interno ou externo ou prestador de serviço) justifica a atuação;
• Consentimento: autorização expressa e direcionada, manifestando uma livre vontade, específica, informada e explícita, aceitando o tratamento dos seus dados.

No exercício por parte da MedicisForma das suas relações contratuais com os Prestadores de serviços e com os Fornecedores, e respetivos trabalhadores ao serviço da nossa empresa, o tratamento de dados decorre de:

• Relação Contratual: na qual o titular dos dados é parte interveniente ou constitui elemento necessário para a execução do contrato.

Relativamente aos restantes terceiros o tratamento de dados decorre de:

• Relação Contratual: decorrente da realização de estágio e respetivo contrato de estágio;
• Consentimento: Autorização expressa e direcionada, manifestando uma livre vontade, específica, informada e explícita, aceitando o tratamento dos seus dados.

Política de Privacidade

Finalidade do Tratamento de Dados a Terceiros

• Dados de Saúde Ocupacional
  Os DP dos trabalhadores dos clientes da Medicisforma só podem ser tratados para efeitos da prossecução das obrigações legais e serviços prestados pela MedicisForma, bem como para contactos, pretendendo-se com estas comunicações dar a conhecer os agendamentos efetuados pela MedicisForma.
• Dados de SST
  Os DP dos trabalhadores dos clientes da MedicisForma só podem ser tratados para efeitos da prossecução das obrigações legais e serviços prestados pela MedicisForma, bem como para contactos, pretendendo-se com estas comunicações questionar os trabalhadores no âmbito dos acidentes de trabalho por estes sofridos.
• Dados de Formação
  Os DP dos Formandos/Formadores da MedicisForma só podem ser tratados para efeitos da prossecução das obrigações legais e serviços prestados pela MedicisForma, bem como para contactos, registo no site, publicidade e divulgações, pretendendo-se com estas comunicações dar a conhecer as ações de formação da MedicisForma e de terceiros, dos quais possam beneficiar e para contacto, e divulgação de ações e emissão de certificados de formação e celebração de contrato de formação.
• Dados de HSA
  Os DP dos trabalhadores dos clientes da MedicisForma só podem ser tratados para efeitos da prossecução das obrigações legais e serviços prestados pela MedicisForma.
• Dados de trabalhadores externos de entidades Prestadoras de Serviços e de Fornecedores (Pessoas Singulares)
  O tratamento de DP dos Prestadores de Serviços e de Fornecedores e respetivos trabalhadores ao nosso serviço, podem ser efetuados pela MedicisForma para fundamentar a realização dos contratos, abrangendo todos os atos ligados à finalidade a que os mesmos se destinam, acautelandose a Política de Proteção de Dados relativamente a todos.
• Dados dos estagiários
  O tratamento de DP dos estagiários da MedicisForma, é fundamentado na realização do respetivo estágio e contrato de estágio (quer na modalidade de estágio curricular, ou protocolado com estabelecimento de ensino ou o Estado, ou Entidade publica, ou estágio livre), abrangendo todos os atos ligados à finalidade a que os mesmos se destinam, acautelando-se em todas as situações a Política de Proteção de Dados.
• Dados para fins informativos (visitantes e utilizadores website)
  O tratamento de DP para divulgação de informação apenas é permitido para esse efeito. O titular dos dados deve ser informado sobre a utilização dos seus Dados para o fim específico a que se destinam e dar o respetivo consentimento.

Comunicações

• Divulgação interna e afixação da Política de Proteção de Dados nas instalações da MedicisForma e também no Website;
• Informação aos novos formadores e entidades prestadores de serviços sobre a Política de Proteção de Dados;
• Informação aos atuais formadores e prestadores de serviços, através de Circular, sobre a Política de Proteção de Dados;
• Informação aos Formandos /Formadores sobre a confidencialidade no tratamento de dados da MedicisForma;
• Declaração de Consentimento para o Tratamento de DP dos Formadores e de trabalhadores de entidades prestadoras de serviços;
• Informação aos novos subscritores das Informações trimestrais sobre a Política de Proteção de Dados;
• Solicitação de autorização para manutenção de Dados por parte da MedicisForma par proceder à divulgação de informações;
• Adaptação e integração de todos os contratos de prestação de serviços às prescrições do RGPD, nomeadamente no que concerne ao cumprimento do disposto nos artºs 26 e 28 do RGPD, quando respetivamente aplicáveis.

Medidas de Segurança

Que tipo de dados pessoais tratamos de Clientes?

• Dados identificativos: designação social, NIF, morada, telefone, endereço de correio eletrónico, número de trabalhadores, atividade da empresa (CAE), número de estabelecimentos;
• Nome e contacto telefónico do(s) representante(s) do cliente;
• Dados identificativos dos trabalhadores dos clientes: nome completo, data de nascimento, NIF, Função, Categoria Profissional, Data de Admissão na empresa, Local de trabalho, Posto de trabalho, Estabelecimento;
• Dados dos estabelecimentos: designação do estabelecimento, localização geográfica, dimensão em m2;
• Dados relativos a transações: produtos e serviços prestados.

Que tipo de dados pessoais tratamos de Fornecedores?

• Dados identificativos: designação social, NIF, telefone, endereço de correio eletrónico, morada;
• Dados financeiros: conta bancária;
• Dados relativos a transações: produtos e serviços prestados;
• Nome e contacto telefónico do representante do fornecedor.

Que finalidade procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais?

Qual a legitimação para o tratamento dos seus dados pessoais?

Os seus dados serão transmitidos a que destinatários?

Que tipo de dados pessoais tratamos?

Com que finalidade procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais?

Qual a legitimação para o tratamento dos seus dados?

O fundamento legal para o tratamento dos seus dados reside no consentimento expresso que lhe é solicitado.

Que tipo de dados pessoais tratamos?

• Dados identificativos: Designação da empresa, NIF, morada, telefone, endereço de correio eletrónico;
• Dados académicos e profissionais: qualificações, profissão, cargo;
• Dados relativos à geolocalização dos veículos da empresa, percursos realizados, assim como os dados do tacógrafo.

Com que finalidade procedemos ao tratamento dos seus dados pessoais?

Qual é a legitimação para o tratamento dos seus dados?

Os seus dados serão transmitidos a que destinatários?

Condições de acesso e de utilização do sítio web

• realizar atividades ilícitas, ilegais ou contrárias à boa-fé e à ordem pública;
• difundir conteúdos ou propaganda de carácter racista, xenófobo, pornográfico ilegal, de incitamento ao terrorismo ou que atente aos direitos humanos;
• provocar danos nos sistemas físicos e lógicos de MedicisForma, dos seus fornecedores ou de terceiros, introduzir ou difundir na rede vírus informáticos ou quaisquer outros sistemas físicos ou lógicos suscetíveis de provocar os danos referidos anteriormente;
• tentar aceder e, se for esse o caso, utilizar as contas de correio eletrónico de outros utilizadores, assim como modificar ou manipular as suas mensagens.

A nossa empresa reserva-se o direito de remover quaisquer comentários e contribuições que violem o respeito da dignidade humana, que sejam discriminatórios, xenófobos, racistas, pornográficos, que atentem contra a juventude ou a infância, a ordem ou a segurança pública, ou que, no seu entender não sejam adequados para publicação.

Direitos de propriedade intelectual

Isenção e limitação de responsabilidade

• Em caso de impossibilidade ou dificuldades de ligação à rede de comunicações através da qual está acessível este sítio web, independentemente da classe de ligação utilizada pelo utilizador.
• Em caso de interrupção, suspensão ou cancelamento do acesso ao sítio web, assim como da disponibilidade e continuidade do funcionamento do sítio ou dos serviços e/ou conteúdos do mesmo, nos casos em que tal se deva (i) à interrupção do serviço por motivos de manutenção técnica da rede ou (ii) a uma causa alheia ao âmbito de controlo da nossa empresa, quer a causa tenha origem direta ou indireta nesta.
• Em caso de falta de qualidade e de velocidade de acesso ao sítio e das condições técnicas que o utilizador deve garantir para poder aceder ao sítio e aos seus serviços e/ou conteúdos.

Alteração dos termos e condições de utilização

• Direito de informação: Tem direito a ser informado de forma concisa, transparente, compreensível e de fácil acesso, com uma linguagem clara e simples, sobre a utilização e o tratamento dos seus dados pessoais.
• Direito de acesso: Tem direito a solicitar, a qualquer momento, a confirmação se estamos a proceder ao tratamento dos seus dados pessoais, e que lhe seja facultado o acesso aos mesmos e à informação relativa ao seu tratamento, bem como a obter uma cópia dos referidos dados. A cópia dos documentos com os seus dados pessoais, em regra será gratuita, embora a solicitação de cópias adicionais possa estar sujeita à cobrança de um valor adequado e baseado nos custos administrativos. A MedicisForma poderá solicitar-lhe a confirmação da sua identidade ou solicitar-lhe informações adicionais que sejam necessárias para a gestão do seu pedido de acesso a DP.
• Direito de retificação: Tem direito a solicitar a retificação de dados pessoais inexatos, desatualizados ou incompletos dos quais seja titular. Também poderá solicitar que sejam completos os dados pessoais incompletos, inclusive através de uma declaração adicional.
• Direito de eliminação: Tem direito a solicitar a eliminação dos seus dados pessoais caso, entre outros motivos, os dados já não sejam necessários para os fins para os quais foram recolhidos. Não obstante, este não é um direito absoluto, reservando-se a MedicisForma o direito de continuar a conservá-los, nos termos legais, devidamente bloqueados, nos pressupostos previstos pelas normas aplicáveis.
• Direito de limitação de tratamento: Tem direito a solicitar que fique limitado o tratamento dos seus dados pessoais, o que significa que a empresa poderá continuar a guardá-los mas não poderá continuar a proceder ao seu tratamento, caso se verifique alguma das condições seguintes:
  • o caso o titular dos dados impugne a exatidão dos dados, durante um prazo que permita ao responsável verificar a exatidão dos mesmos;
  • o caso o tratamento seja ilícito e o titular dos dados se opuser à eliminação dos dados e solicite, como alternativa, a limitação da sua utilização;
  • o caso a nossa empresa já não necessite dos dados para os fins do tratamento, mas o titular dos dados precise destes para a elaboração, exercício ou a defesa de reclamações;
  • o caso o titular dos dados se tiver oposto ao tratamento, enquanto se averigua se os motivos legítimos da nossa entidade prevalecem sobre os daquele.
• Direito à portabilidade dos dados: Tem direito a que os seus dados sejam transmitidos a outro subcontratante num formato estruturado, de uso comum e de leitura ótica. Este direito aplica-se quando o tratamento dos seus dados pessoais se baseia no consentimento ou na execução de um contrato, mas apenas se o referido tratamento é efetuado por meios automatizados.
• Direito de oposição: Este direito permite que se oponha ao tratamento dos seus dados pessoais, incluindo a criação de perfis. Exceto quando se tratem os seus dados apenas no caso de acreditarmos que existem motivos legítimos para o tratamento ou para a elaboração, o exercício ou a defesa de reclamações.
• Direito a não se submeter a decisões automatizadas, incluindo perfis: Este direito permite que não seja objeto de uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado, incluindo a criação de perfis, em que as referidas decisões produzam efeitos jurídicos ou o afetem de forma semelhante, salvo se a referida decisão for necessária para a celebração ou execução de um contrato, estiver autorizada por uma lei ou assente no consentimento.
• Direito a anular o consentimento: Nos casos em que tenha sido obtido o consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais associados a determinadas atividades (por exemplo, com o objetivo de envio de comunicações e divulgações comerciais e ou institucionais), poderá anular esse consentimento a qualquer momento. Desta forma, deixar-se-á de realizar essa atividade específica para a qual tinha sido obtido o seu consentimento anteriormente, exceto se existir uma outra razão ou fundamento jurídico, que justifique a continuidade do tratamento dos seus dados para esses fins, caso em que será devidamente informado.
• Direito a apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de controlo: Tem direito a apresentar uma reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados.

• Os dados pessoais são recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não sejam posteriormente tratados de forma incompatível com as finalidades da recolha;
• Apenas são recolhidos os dados pessoais adequados, pertinentes e não excessivos relativamente às finalidades da recolha;
• Os dados pessoais recolhidos são exatos e atualizados;
• Os dados pessoais apenas são conservados durante o período necessário para a prossecução das finalidades da recolha/tratamento (garantindo o cumprimento das Deliberações da CNPD aplicáveis e da legislação específica aplicável);
• São disponibilizadas ao titular dos dados todas as informações relacionadas com o tratamento efetuado, concedendo-lhe o direito de acesso, retificação, e eliminação dos seus dados, bem como a oposição ao seu tratamento, nos termos da lei e supra expostos;
• Os titulares dos dados podem através de impresso próprio (Reg. PD0002), requerer junto do Responsável do Tratamento (Medicisforma), o exercício dos seus direitos elencados no presente documento de Proteção de DP;
• É obtido o consentimento do titular para o tratamento dos dados, nos casos em que tal é exigível;
• Há tratamento de dados que foram quer devidamente notificados à CNPD (se aplicável) e, quando legalmente exigido, tendo sido obtida a respetiva autorização prévia, ou devidamente regulamentado nos termos legais;
• Que os colaboradores autorizados a aceder aos dados pessoais, estão vinculados ao dever de confidencialidade;
• Que foram celebrados com as entidades subcontratantes em matéria de tratamento de dados pessoais dos nossos titulares de dados, os respetivos contratos escritos de salvaguarda da confidencialidade e privacidade;
• Que a transmissão de DP a um destinatário terceiro, terá que ser acompanhada de uma garantia de proteção desses dados, bem como de compromisso de utilização dos mesmos apenas para finalidades determinadas. Tais garantias deverão integrar as cláusulas contratuais, tendo a MedicisForma de verificar a existência nos contratos vigentes de cláusulas sobre transmissão de DP, objetivando o estabelecimento de aditamentos aos mesmos, se necessário.
• Que foram implementadas as medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, contra a destruição, acidental ou ilícita, a alteração, acesso não autorizados e divulgação e contra qualquer forma de tratamento ilícito.
• Que se procede nos termos legais ao registo das atividades de tratamento de dados pessoais.